Könyvelés vagy bérszámfejtés? – egy bérszámfejtő észrevételei


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Sokan azt gondolják, hogy minden, vállalkozással kapcsolatos feladatot a könyvelő lát el. A köztudatba (főképp vállalkozások vezetőinél) az épült be, hogy a könyvelő egyszemélyben mindent tud, például: a vállalkozás napi pénzügyeiről, a jövőbeli tervekkel kapcsolatos lehetőségekről és azok kivitelezéséről, a cég partnereiről és foglalkoztatottjairól, a nyugdíjszámításról, az egészségügyi ellátásokról, a munkaszerződések elkészítéséről, továbbá arról, hogy milyen foglalkoztatási formák vannak, és azon belül számukra mi az optimális. A felsorolt feladatok azonban minimum 4, de akár 6 szakterületet is érinthetnek.

Nézzük meg általánosságban, egyszerűen bemutatva a különböző szakterületeken ellátandó feladatokat.

Az adótanácsadó tud érdemben segíteni adóval, adójellegű kötelezettséggel kapcsolatban, tehát a vállalkozással kapcsolatos szélesebb körű lehetőségek kapcsán őt érdemes felkeresni.

Adószakértőhöz akkor kell fordulni, ha bizonyos szakterület (pl.: forgalmiadó, jövedékiadó, nemzetköziadó) az adótanácsadó általános adójogi ismereteinél mélyebb szaktudást igényel, tehát speciális ügyekben mindenképp rá van szükség.

Nyugdíjjogi szakértőt/nyugdíjjogászt javasolt felkeresni nyugdíjszámítással kapcsolatban, ha kíváncsi arra, hogy mikor és hogyan mehet nyugdíjba, mekkora ellátásra számíthat, továbbá magyar és nemzetközi nyugdíjigénylés, adategyeztetés kapcsán is ő a megfelelő választás.

Munkaügyi/munkajogi szaktanácsadó tudja például a vállalkozásra szabott szerződést (pl. munkaszerződést) elkészíteni, illetve munkajogász/ügyvéd képviseli a feleket munkajogi viták esetén.

Társadalombiztosítási szakember segít például kismamáknak, gyermeket tervezőknek ellátások kapcsán, illetve társas vállalkozások tagjainak, ügyvezetőinek a számukra optimális jogviszony kiválasztásában.

A könyvelő könyvviteli feladatokat lát el, például a pénzügyi adatokat (pl.: számlákat) összegyűjti, ellenőrzi, rögzíti, nyilvántartja, számviteli nyilvántartásokat, illetve igény esetén ellenőrző és összesítő kimutatásokat készít. Felügyeli a vállalkozás bizonylatait, bankszámlakivonatait, valamint bevallásokat, beszámolót készít a hatóságok számára. A cég napi pénzügyeivel tisztában van, betartja a könyvelési feladatokhoz kapcsolódó törvényi előírásokat, továbbá jelzi, ha hibát, hiányosságot észlel. Elengedhetetlen az egyes adónemek ismerete, hiszen enélkül nem lenne képes megfelelően végezni a munkáját, viszont nem elvárható a tanácsadói, illetve szakértői segítségnyújtás tőle, mivel nem ez a feladata.

A bérszámfejtő a foglalkoztatottakat érintő kifizetésekkel kapcsolatos információk összegyűjtésével, ellenőrzésével és feldolgozásával foglalkozik, az adott jogviszonyra (pl.: munkaviszony, társas vállalkozói vagy megbízási jogviszony) tekintettel, figyelembe véve a távollét időtartamát (pl.: gyermekgondozás miatt, szabadság, betegség esetén) és az esetleges leiltások, adókedvezmények összegét. A foglalkoztatottakat ki- és bejelenti, fizetési jegyzékeket, bérösszesítőket, utalási jegyzékeket állít elő, megállapítja a közterheket, valamint bevallásokat készít az adóhatóság felé. Elvégzi a keresőképtelenség (pl.: betegség, baleset) bejelentését megelőző adminisztrációt, valamint elkészíti a táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj iráni kérelmeket. A bérszámfejtési feladatokhoz kapcsolódó törvényi előírásokat betartja, a változásokat figyelemmel kíséri, az esetleges hibákat, hiányosságokat jelzi a foglalkoztató felé. Fentieken túl még számos feladata van a bérszámfejtőnek, de egyszerűen szólva: majdnem minden „magánszemélyhez fűződő” kifizetés (pl.: munkabér, juttatások, megbízási díj, tagi kivét, ingatlan bérletidíj – ha vállalkozás bérel ingatlant magánszemélytől), és foglalkoztatottakkal kapcsolatos ügyintézés során az ő szaktudására van szükség.

Természetesen nem ritka, hogy a könyvelő adótanácsadó is egyben, vagy a tb szakember bérszámfejtő is, de élesen elkülöníthető a szaktudás a könyvelő és a bérszámfejtő között. Rendkívül fontos tudni tehát, hogy a könyvelés és a bérszámfejtés két teljesen különálló szakma.

Mivel a vállalkozók, cégvezetők számára eleinte nehezen elkülöníthetők a tevékenységek, némiképp pontosabb behatárolást tesz lehetővé, ha a könyvelő, illetve a bérszámfejtő, és megbízója pontosan tisztázza, hogy kinek mi a feladata, miért vállal felelősséget, valamint mi tartozik a cégvezetés vagy más szakember hatáskörébe. Ha a szerződés részletesen kitér az elvállalt feladatokra, az esetleges nézeteltéréseknek is elejét lehet venni.

bérszámfejtésA könyvelés és a bérszámfejtés közti hasonlóság

A két terület között egyetlen, de igen lényeges párhuzam van: mindkét esetben felkészült és jól képzett szakembernek kell ellátnia a feladatot. Habár – ha összességében tekintjük át – viszonylag kevés olyan jogszabály van, amely érinti mindkét szakterületet, annyi bizonyos, hogy a könyvelőnek is és a bérszámfejtőnek is több törvénykönyvet felölelő tudás birtokában kell lennie, valamint a folyamatosan változó rendelkezésekkel naprakészen tisztában kell lenni a kifogástalan munkavégzés érdekében.

Milyen problémák fordulhatnak elő, ha nem szakember végzi a bérszámfejtést?

Számos probléma merülhet fel aminek okán a hatóságok elmarasztalhatják a céget helytelen eljárás miatt. Tekintsünk át néhányat:

  • nem a naprakész törvényi előírásoknak megfelelő bérelszámolás;
  • szabálytalanság az eljárás menetében;
  • munkabérek, juttatások, egyéb díjak nem megfelelő, nem pontos vagy nem időben történő kifizetése;
  • szabadságok helytelen elszámolása;
  • munkavállalói járulék, adó, illetve foglalkoztatói közterhek nem megfelelő, nem pontos vagy nem időben történő megállapítása;
  • letiltások, levonások nem megfelelő elszámolása;
  • adókedvezmények nem megfelelő érvényesítése;
  • jogszabály által előírt bejelentések, bevallások beadásának elmulasztása, határidő után történő beküldése az adóhatóság felé.

A szakmai kockázatokon túl nagy rizikó a dolgozói elégedetlenség is. Ha a munkavállalók nem pontosan, időben vagy hiánytalanul kapják meg a bérüket, egyéb juttatásaikat, a cég HR-esei vagy vezetői magyarázkodni kényszerülnek, javított bérjegyzékek kiadására, mentegetőzésre lehet szükség. Az ilyen jellegű, dolgozói bizalmatlanságot hosszú hónapokig tartó, hibamentes bérszámfejtéssel lehet csak helyreállítani.

A bérszámfejtés kiszervezése

A vállalkozások számára általánosságban könyvelőirodák látják el a könyvviteli feladatokat, valamint a bérszámfejtési teendőket is elvállalhatják. Vannak könyvelők, akik egyszemélyben látják el mindkét tevékenységet, aminek egyik oka az, hogy nem könnyű megbízható, szakmailag kifogástalan bérszámfejtőt találni. Ilyenkor merül fel lehetőségként a bérszámfejtés kiszervezése, ami manapság egyre elterjedtebb, hiszen a bérszámfejtés jó ideje önálló tevékenység, ezáltal a vállalkozó szellemű bérszámfejtők céget alapítva, vagy egyéni vállalkozóként tevékenykednek.

A bérszámfejtést kiszervezheti a vállalkozás is, hiszen – habár a könyvelő felé bizonyos időközönként adatot szolgáltat a bérszámfejtő, továbbá előfordul, hogy egyeztetni szükséges (pl.: osztalék kifizetéskor) – a könyveléstől teljesen elkülönülten kezelhető feladat.

Nem ritka azonban, hogy maga a könyvelő szervezi ki a bérszámfejtést, ami által kizárólag a saját szakterületével kell foglalkoznia, nem kell még a bérügyi, társadalombiztosítási, munkaügyi teendőkre is figyelmet fordítania, és azok változását folyamatosan nyomon követnie. Önmagában is rendkívül leterheltek a könyvelők, a bérszámfejtés szakértő kezekbe történő kiszervezése óriási terhet vesz le a vállukról.

A bérszámfejtés kiszervezésének előnyei:

  • Megbízható szakértelem: a jogszabályok folyamatos változását igazi kihívás nyomon követni. A bérszámfejtés kiszervezésével a megbízó számíthat rá, hogy a jogszabályok naprakész ismeretével rendelkező, és – ami nagyon fontos – azokat a gyakorlati életben alkalmazni tudó, képzett szakember végzi el a feladatokat.
  • Költséghatékonyság: nem szükséges saját számítógépet, bérprogramot fenntartani, továbbá saját munkavállalót foglalkoztatni a feladatra. Ezáltal a továbbképzésekkel járó és a távollétek esetén (pl. betegség, szabadság) felmerülő költségek nem terhelik többé.
  • Idő megtakarítás: nincs többé betanításra fordított idő, nem kell ellenőrizni a munkavégzést, a határidők betartását, az érintett terület jogszabályváltozásait. Ha könyvelő, akkor – bérszámfejtést érintő kérdésekben – az ügyfelekkel való kommunikáció sem terheli többé.
  • Határidők betartása: egy vállalkozást többféle adó, járulékfizetési kötelezettség terhel, melyek befizetésének, illetve az elszámolás különböző nyomtatványokon való benyújtásának határideje eltérő lehet. A bérszámfejtés kiszervezése garantálja, hogy az adók, járulékok mindig az előírt határidőre, és megfelelő összegben legyenek elszámolva, összegezve, és átutalásra előkészítve.
  • Titoktartás: a rengeteg személyes adat kezelése okán a titoktartás alapvető fontosságú. Elengedhetetlen, hogy a bérszámfejtést végző szakember garanciát vállaljon a birtokába jutott információk, és az adatok bizalmas kezelésére.
  • Biztonságérzet: számíthat rá, hogy felkészült, tapasztalt szakember áll a vállalkozása mögött, aki biztonsággal eligazodik a jogszabályok útvesztőjében.

bérszámfejtésHogyan válasszunk bérszámfejtőt?

Kétségkívül szükség van némi tapasztalatra és szerencsére is ahhoz, hogy a számunkra megfelelő szakembert válasszuk. A piac óriási, hatalmas a választék, bármilyen területen is keresünk szakembert, nem könnyű kiszűrni, hogy ki az, aki valóban tökéletesen ellátja a rábízott feladatot.

Szakterülettől függetlenül az igazán jó szakember egyik legjellemzőbb tulajdonsága, hogy saját szakterületét kívül-belül átlátja, tehát tudja, hogy már majdnem mindent tud – ezért pontosan tisztában van azzal, hogy még mennyi mindent nem tud. Felismeri saját hiányosságait, folyamatos igénye van a fejlődésre, ezért ha valamiben bizonytalan, vagy egyszerűen nem a szakterületéhez tartozik az adott kérdés, nem szégyelli bevallani, és:

  1. időt kér, míg utána néz – mert pontosan fogja tudni, hol nézzen utána,
  2. megkeresi azt, aki tudja – mert pontosan fogja tudni, hogy kitől kérjen segítséget.

Szakemberválasztásnál ugyanakkor ezt nem mindig látjuk elsőre. Ilyenkor szoktunk hagyatkozni például:

  • Ismerősök ajánlására: ha ismerősünk meg volt elégedve vele, van rá esély (de nem biztos!), hogy nekünk is szakszerű szolgáltatást tud nyújtani.
  • Sajtóban, közösségi felületeken megjelenő, általunk keresett szakemberek hirdetéseire: ez lehet jó és rossz forrás is. Jó, mert az adott szakember szánt rá pénzt, időt, energiát, hogy hirdesse magát, tehát van kapacitása, el tudja vállalni a mi igényünkkel kapcsolatos feladatokat. Viszont az is lehet, hogy aki nem hirdeti magát, azért nem teszi, mert annyira jól végzi a munkáját, hogy maximalizált teljesítmény mellett is elérte kapacitása csúcspontját, nem vállal több ügyfelet – illetve hirdetés nélkül is folyamatosan feltöltődik nála a megüresedett hely.
  • Adott szakember publikációinak, előadásainak, konferenciáinak megtekintése: ez egy nagyon jó forrás, hiszen ebből már leszűrhető, hogy mennyire felkészült, milyen a kommunikációja, és mennyire gyakorlatias. Ebben a buktató ott rejlik, hogy azért, mert valaki szakszerű ír cikkeket, nem biztos, hogy élőben is ugyanolyan jól kommunikál. Vagy ha egy rendkívül felkészült előadást tart, nem biztos, hogy például a bérszámfejtési feladatokat is pont olyan összeszedetten végzi, és átlátja közben a lehetőségeket. Viszont attól még, hogy valaki nem jelenik meg a médiában, nem tart konferenciákat, stb., lehet kiemelkedően felkészült, fantasztikus szakember, aki remekül végzi a munkáját, csak épp nem szereti megmutatni magát a világnak, nem szeret/tud írni, illetve több ember előtt beszélni.

Tehát honnan ismerjük fel a jó szakembert? A fentieken túl nem hagyatkozhatunk másra, mint arra, hogy a felsoroltak okán ’elhisszük róla’, hogy képes azt a szolgáltatást úgy nyújtani, amire és ahogy nekünk arra szükségünk van. Saját tapasztalatunk alapján lesz a forrás minden kétséget kizáróan hiteles. Amíg nem próbáltuk ki, míg nem tapasztaltuk meg a szolgáltatás minőségét, addig marad a hiteles ismerősök ajánlása, a referenciák, hirdetések, hozzászólások, publikációk, előadások alapján történő bekategorizálás, és néhány alapvető kérdés megválaszolását követően kialakult kép alapján: a döntés meghozatala.

Bérszámfejtő választás előtt felteendő kérdések például:

  • kommunikatív, munkaidőben elérhető? (ha valakit napokon keresztül nem lehet elérni, nem válaszol az e-mailre és munkaidőben nem veszi fel a telefont – vagy hív minket vissza – még szerződéskötés előtt, akkor ügyfélként sem számíthatunk tőle szorosabb együttműködésre)
  • rendelkezik szakmai felelősségbiztosítással? (ez fontos részlet, hiszen emberek vagyunk, a szakember is hibázhat)
  • sor kerül szerződéskötésre, vállal titoktartást? (a bérszámfejtés rendkívül bizalmas munkakör, elengedhetetlen a titoktartás vállalása)
  • a szerződésben részletezve vannak a feladatok, kötelezettségek és a plusz díjért nyújtott szolgáltatások? (rendkívül fontos, hogy a feladatok fel legyenek tüntetve a szerződésben, illetve az is, hogy mik azok, amikért külön díjazást számít fel a szakember – ez mindkét fél biztonságát és a hosszútávú együttműködést szolgálja)
  • van referenciája? (nem elsődleges szempont, de pozitív, ha mások ismerik és ajánlják a szakembert)
  • van honlapja, hírlevele, közösségi médiában saját oldala? (ha a változásokat rendszeresen közzé teszi, akkor valószínű, hogy naprakészen követi a módosításokat)
  • szimpatikus? (habár például orvost sem szimpátia alapján választunk, és lehet valaki remek bérszámfejtő akkor is, ha nem szimpatikus nekünk, mégis van, akinek fontos szempont, hogy meglegyen a kölcsönös szimpátia, hiszen egy bérszámfejtővel – a könyvelőhöz hasonlóan – nem barátságot, de hosszútávú, kölcsönös bizalmon alapuló együttműködést tervezünk)
  • a vállalkozást érintő jogszabályi változásokról küld tájékoztatást? (nagy kihívás vállalkozóként nyomon követni a jogszabályi változásokat, azonban elengedhetetlen tájékozódni róla. Ha ezt vállalja a szakember, az óriási segítség lehet a vállalkozónak.)
  • van lehetőség konzultációra – például plusz díjazásért –, amiben az esetleges hibák, hiányosságok kiküszöbölésében ad tanácsot? (a bérszámfejtési feladatoknak nem része a tanácsadás, de ha észreveszi és jelzi a szakember a hiányosságokat, hibákat, és még lehetőséget is kínál arra, hogy segít a jövőbeli gördülékeny együttműködés és a cég megfelelő működése érdekében, akkor valószínűleg szereti a munkáját, és fontos neki, hogy jól is csinálja.)

Ha a fenti kérdésekből legalább 6-ra igen a válasz, nagy esély van rá, hogy a megfelelő szakembert választjuk.


Kapcsolódó cikkek

2024. április 11.

Középiskolások pénzügyi tudatosságát támogatja a Számlázz.hu

Szakmai partnerként és szponzorként támogatja Magyarország egyik legjelentősebb fintech cége, a Számlázz.hu a Luca Pacioli Középiskolás Versenyt, amelynek célja fiatalok számviteli, pénzügyi és adózási ismereteinek fejlesztése. A megmérettetésben a Kárpát-medencében tanuló magyar középiskolások vehetnek részt, ám nemcsak a versenyzőket, hanem a felkészítő tanárokat és a legtöbb diákot delegáló iskolát is díjazzák.

2024. április 11.

Elhatárolt veszteség felhasználása beolvadásnál

A gyorsan változó gazdasági környezetben gyakoriak a cégstruktúrákat érintő változások, az átalakulások, egyesülések, szétválások, és ennek okán sokszor merülnek fel jogértelmezési kérdések a jogelőd és jogutód társaságok adókötelezettségeit illetően. Jelen cikkünkben a veszteségelhatárolás kérdéskörét vizsgáljuk beolvadás esetén.

2024. április 4.

Késedelmi kamat, késedelmi pótlék

Általában is igaz, ha késedelmesen fizetünk ki valamilyen díjat, akkor annak szankciója van. Nyilván az összeg nagyságától, mulasztás fajtájától is függ, de szankció lehet késedelmi pótlék, adott esetben pl. a szolgáltatás kikapcsolására is sor kerülhet. Abban az esetben, ha adóeljárásban vagy magánszemély, vagy az adóalany késedelmesen teljesíti adófizetési kötelezettségét, akkor késedelmi pótlék terhelheti az adózót.