Online számlázás bekötése: közeleg a határidő

Szerző: Ado Online
Dátum: 2018. április 18.
Rovat:

Gyakorlati tippekel szolgál az online számla-bekötésre való felkészülés kapcsán összefoglalójában a Deloitte.


Már csak kevesebb, mint 3 hónap van hátra a valós idejű online számla adatszolgáltatási kötelezettség hatályba lépéséig, ami a cégek életében az elmúlt évek egyik legfontosabb változása adó-adminisztrációs szempontból – hívja fel a figyelmet közleményében a Deloitte.

2018. július 1-jétől kezdődően azok az adózók, akik számláikat számlázó szoftverrel állítják ki, más adóalanyok részére kiállított számláik tekintetében kötelesek a számlakibocsátást követően azonnal adatot szolgáltatni a NAV felé. Az adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésével az adózók kötelesek automatizált megoldást kialakítani és kommunikációs kapcsolatot létrehozni az adóhatósággal annak érdekében, hogy megfeleljenek a jogszabályi követelményeknek. Ennek elmulasztása esetén súlyos következményekkel, akár számlánként ötszázezer forintig terjedő összegű mulasztási bírsággal is szembesülhetnek a vállalkozások.

Az adatszolgáltatást magának a számlázó programnak vagy egy olyan kapcsolódó modulnak kell teljesítenie, amely elvégzi az adatok megfelelő strukturába konvertálását, és azok adóhatóságnak történő beküldését. Külön adatszolgáltató modul is teljesítheti tehát a kötelezettséget, ha az közvetlen kapcsolatban áll a számlázó programmal, és ha biztosítja, hogy az adatszolgáltatás a számla kiállítását követően azonnal, emberi beavatkozás nélkül megtörténik.

Az online adatszolgáltatást főszabály szerint a százezer forint összeget elérő, vagy azt meghaladó áfa-tartalmú, számlázó programmal kibocsátott számlák esetében szükséges teljesíteni, azonban az adózók dönthetnek úgy is, hogy értékhatárra tekintet nélkül jelentik a belföldi, más adóalanyok részére kiállított számláik adatait. Ez máris egy olyan megfontolás, amiről a felkészülés keretében döntést kell hozniuk az adózóknak, hogy a fejlesztés során milyen megközelítést alkalmaznak. E tekintetben azt is szükséges figyelembe venniük, hogy a tervek szerint a jövőben ez az értékhatár várhatóan csökkentésre kerül, így mindenképp olyan rugalmas megoldás bevezetése javasolt, ami a későbbi változásokat is kezelni tudja.

Az adatokat előre meghatározott fájlformátumban és struktúrában szükséges az adóhatóságnak továbbítani. Az adatszolgáltatás megküldését követően a NAV rendszere automatikusan visszaigazoló kódot ad minden számlára vonatkozóan. Az adatszolgáltatás sikerességéhez ezt követően a számlázó programnak vagy az adatszolgáltató modulnak a feldolgozás eredményét is le kell kérdeznie a NAV rendszeréből. Az így kapott válaszüzenet lehet elfogadó, figyelmeztető vagy elutasító. Figyelmeztető hibaüzenet esetén az adózónak ajánlott felülvizsgálnia a számlát, elutasító hibaüzenet esetén pedig az adatszolgáltatás nem minősül teljesítettnek az adott számlára vonatkozóan, ezért azt mindenképpen pótolni kell.

„A folyamat tehát több lépésből áll, folyamatos interakciót követel meg a vállalkozások rendszere és az adóhatóság között, ezért a vállalkozásoknak érdemes időben elkezdeniük a felkészülést. Ennek keretében át kell tekinteni a jelenleg alkalmazott számlázási folyamatokat, azok helyességét is, ugyanis ha egy cég számlázási gyakorlata valamilyen okból nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, az adatszolgáltatás eredményeként ez azonnal az adóhatóság látókörébe kerül” – mondta el Tancsa Zoltán, a Deloitte Magyarország adó- és jogi osztályának igazgatója.

Az új adatszolgáltatási kötelezettséggel összefüggésben tehát számos számlázási gyakorlattal kapcsolatos kérdés vetődhet fel, amiket a felkészülés során – a pusztán technikai felkészülés mellett – szükséges tartalmilag is áttekinteni.

Különösen nagy körültekintést igényel például a módosító, helyesbítő számlák kezelése, jelentése. Figyelni kell például azokra az esetekre, amikor az eredeti számla áfa-tartalma nem éri el az értékhatárt, ezáltal a számlázó program azt nem jelenti, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege már meghaladja a jogszabályi limitet. A fordított eset is előfordulhat, amikor az eredeti számlát jelentette a számlázó program az értékhatár elérése miatt, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege az értékhatár alá csökken. A rendszernek biztosítani kell, hogy ilyen esetekben is megfelelően történjen a számlákra vonatkozó adatszolgáltatás.

Szintén felkészülést igényelhet, hogy az előírások szerint egy módosító, helyesbítő számlának mindig az eredeti számlára kell hivatkoznia, még abban az esetben is, ha több módosítás történt egymást követően. Tehát nem helyes az a jelenleg több társaság által alkalmazott gyakorlat, ha egy korrekciós számla egy megelőző módosító számlára hivatkozik több egymást követő helyesbítés esetén, mindig az eredeti számla sorszámát kell megjeleníteni a módosító számlákon. Ha jelenleg ez az információ nem jelenik meg a korrekciós számlákon, magának a számlázási folyamatnak az átalakítása is szükségessé válhat.

Hasonló gyakorlati kérdések merülnek fel előlegszámlák és végszámlák viszonylatában is. Ezek tekintetében az okoz problémát, hogy az adóhatóság jelenlegi kommunikációja szerint ilyen számlák esetén is biztosítani kell a kapcsolatot az előleg- és a végszámla között, ami a legtöbb esetben nem feltétlenül áll rendelkezésre a számlázó-programokban.

[htmlbox szamvitel_konyv]

Nagy odafigyelést igényelnek azok az esetek is, amikor egy vállalkozás meghatalmazás alapján más adóalany nevében állít ki számlákat, illetve üzleti partnerei nevében a saját részére, a saját rendszeréből bocsát ki számlákat („önszámlázás”). Ilyen esetekben bár az adatszolgáltatásért jogszabály alapján az a társaság felelős, amelynek a nevében számlakibocsátás történik, azaz az esetleges szankciók ezt a céget terhelhetik, azonban az adatszolgáltatást ténylegesen az a vállalkozás, illetve számlázó-program tudja elvégezni, amiből a számla kiállítása történik. Ennek megfelelően, ilyen esetekben körültekintően és időben rendezni kell a felek közötti megállapodásban a felelősségi köröket, a partnerek együttműködésének részleteit, ami valószínűleg a jelenlegi meghatalmazottkénti számlázásra, önszámlázásra vonatkozó megállapodások kiegészítését, módosítását fogja igényelni, amit a jogszabály hatályba lépéséig szintén le kell tárgyalni az üzleti partnerekkel.

Az előzőekben bemutatott néhány példa alapján is látható, hogy a vállalkozásoknak érdemes időben elkezdeniük a felkészülést az új adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére, és áttekinteniük, hogy a számlázási gyakorlatuk megfelel-e a jogszabályi követelményeknek.


Kapcsolódó cikkek:


Új lízingszabályozás az IFRS-ekben
2018. augusztus 7.

A számviteli szakma továbbra sem kell nélkülözze a kihívásokat, hiszen egy rendkívül széles kört érintő számviteli téma került újragondolásra: 2019-től alkalmazandóvá válik az IFRS 16, amely a lízingeket szabályozza.

Drága lesz a biztosítóknak az IFRS
2018. július 27.

A globális biztosítók harmada több mint 50 millió eurót irányoz elő az implementációra, a Deloitte legfrissebb kutatásai szerint.

Hogy bírják a könyvelők a folytonos változásokat?
2018. július 27.

Hogy bírják a könyvelők a folytonos változásokat?

A Magyar Adótanácsadók és Könyvviteli Szolgáltatók Országos Egyesülete 2018 tavaszán felmérést végzett tagsága körében arról, hogy mennyire képes a szakma alkalmazkodni a területet érintő folyamatos jogszabályi, technológiai, üzleti és munkaerő-piaci változásokhoz.