Vállalati kihívások – ERP-bevezetés támogatása

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egy cég növekedésének támogatása érdekében eljön az a pont, ahol vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetésére szánja el magát a társaság. Az átállás sikeres levezényléséhez hasznos előre látni, melyek lehetnek a kulcspontok, potenciális buktatók, hogy végül az ERP-bevezetés eredményes legyen – írja az RSM blogja

Az integrált vállalatirányítási rendszerre (ERP) történő átállást többnyire olyan célok indukálják, mint a vezetői információk elérhetőségének hatékonyságnövelése, folyamatok optimalizálása, automatizáció, robotizáció, a részfolyamatok összehangolása, és nem utolsó sorban az anyavállalati igények kielégítése. Integrált rendszer említésekor többnyire mindenkinek az ismertebb megoldások, mint az SAP, Oracle, People Soft, Microsoft Dynamics Navision jutnak eszébe.

ERP-rendszerek bevezetése – a kulcs a többszereplős feladat összehangolása

A sikeres ERP-bevezetés kulcsa a jól megválasztott rendszer és a bevezetésért felelős cég. Tapasztalataim alapján az igényfelmérést követően viszonylag hamar körvonalazódik, hogy melyik vállalatirányítási rendszer kerülhet kiválasztásra , amely egy jól kiválasztott IT-támogató szervezettel karöltve kellő biztosíték lehet az eredményes munkára. A cégek többnyire úgy gondolkodnak, hogy bár rendelkeznek olyan munkatársakkal, akik a belső folyamatok, szakmai információk birtokában vannak, mégis külsős független tanácsadót (BPO) vonnak be a feladat elvégzésére, hogy biztosítani tudják a cég és az IT-tanácsadó közötti gördülékeny projektkommunikációt.

A BPO-tanácsadó feladata ezekben az esetekben a társaság folyamatainak feltérképezése és szakmai ismeretei alapján a kiválasztott rendszer bevezetésének támogatása. Első látásra ez egyszerűnek tűnő feladat, de ahogy belemegyünk a részletekbe, előbukkannak a kihívások. A feladat valójában ugyanis az, hogy az ERP-bevezetési projektben résztvevő külső és belső felek közötti megértést támogassa a tanácsadó, mindkét oldal irányában. Lényegében egyfajta szakmai fordítást, mediálást végez az érintettek között, továbblendítve a projektet a holtpontokon, megfogalmazva a pontos implementálási igényeket, amikor erre van szükség.

Az ERP-bevezetés alapfeltételei

A vállalatirányítási rendszer bevezetésének támogatása eseteként különböző. Másképp indulunk neki egy teljesen új beruházáshoz kapcsolódó rendszer bevezetéshez, és másképpen egy rendszerátálláshoz, mégis van néhány közös alapfeltétel:

• ismernünk kell a projekt pontos célját,az igényeknek megfelelő, iparágspecifikus EPR-rendszert kell kiválasztani,
• a szervezeti folyamatok víziója,
• szükség esetén a folyamatok optimalizálására való nyitottság,
• az egyedi igények, specialitások minimalizálása,
  tesztelés,
• ERP-dokumentáció,
• ERP-oktatás.A BPO-tanácsadás abban segíti a cégeket, hogy a működéshez szükséges beállítások, igények a rendszerben megfelelő módon legyenek leképezve. Számos SAP, Oracle és más ERP-rendszerek bevezetésének tapasztalata alapján kijelenthető, hogy elengedhetetlen néhány funkció megléte a cég mindennapi pénzügyi adminisztrációs munkájához. Ilyen például:
• az árfolyambetöltések (MNB) automatizálása
• az exceles betöltő file – tömeges adatok felvitelére
• áfakódok részletezettsége az áfabevalláshoz igazodóan
• alapadatok megfelelő beállítása (nyitott tétel vezetése, analitikus tétellista, alternatív főkönyvek)
• megfelelő számla/szigorú számadású bizonylatformátumok
• súlyozott átlagár/FIFO
• Intrastatriportok támogatása
• KVTD-bevallásokhoz szükséges alapadatok
• EKÁER-kapcsolat, szükséges adatok biztosítása
• költséghelystruktúra kialakítása, kontrolling dimenziók megfelelő alkalmazása
• NAV online számlaadat-kapcsolat biztosítása.Tapasztalatom alapján a cégek még nagyobbnak érzékelik a kihívást, ha külföldi anyavállalati szoftvert kell használnia a Magyarországon működő cégnek. Hiszen sok esetben IFRS-, US GAAP-standardokra épülő rendszerből kell egy magyarországi számviteli szabályoknak megfelelő, vagy azt alkalmazni képes rendszert felépíteni. Mindezekkel együtt is megoldható a sikeres ERP-bevezetés vagy átállás, de megfelelő előkészítésre és megalapozott időtervre van szükség mindehhez.A bejegyzés szerzője Gyimothi Erzsébet, az RSM Hungary projektmenedzsere. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.

---