Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A már hatályos új uniós szabályozás nyomán szinte azonos feltételekkel lehet elektronikus úton és papíralapon is számlát kiállítani. A részletekről az Adó szaklap 2013/1-2. számában olvashat.
Az elektronikus számlázás magyarországi szabályozásának fejlődésében új fejezet nyílt 2013. január 1-jén.
A változás oka elsősorban a Tanács közösségi hozzáadottérték-adó rendszerről szóló 2006/112/EK irányelv (a továbbiakban: Héa-irányelv) változásának köszönhető, melyet a Tanács 2010. július 13-i 2010/45/EU irányelve módosított (a továbbiakban: módosító irányelv).
A módosító irányelv rendelkezései nyomán kialakított belföldi szabályozást a tagállamok 2013. január 1-jétől kötelesek alkalmazni.
A módosító irányelvben foglalt változtatások célja egy olyan, a lehetőségek szerint valamennyi tagállamban megvalósuló egységes szabályozási rend kialakítása, melyben a számlázás kevesebb költséggel jár a vállalkozások számára, ezzel is javítva azok versenyképességét.
E cél elérését elsősorban a technológiai fejlődés kihasználásában látja a Tanács, így egy olyan szabályozási keretet alkotott, melyben szinte azonos feltételekkel lehet elektronikus úton és papíralapon kiállítani számlát. Bár a változás elsődlegesen az elektronikus számlázási rendet érinti, mégis úgy tűnik, hogy a hagyományos számlázási rendet is megbolygatja.
E cikk megírásakor még nem álltak rendelkezésre a 2013. január 1-jétől hatályba lépő, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvényt érintő módosítások.
Ennek megfelelőn a következőkben azokat az irányelvben, valamint a módosító irányelvvel összefüggésben az Európai Unió Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóság honlapján „Magyarázó megjegyzések a hozzáadottérték-adó számlázásával kapcsolatos szabályok” címmel közzétett kiadványban rögzített elveket, rendelkezéseket ismertetjük, melyeket Magyarország köteles figyelembe venni a jogalkotása során.
Ezek zömmel az elektronikus számlázással kapcsolatos szabályok, mivel azonban érintik a hagyományos számlázási rendet is, ezért azzal együtt tárgyaljuk őket, továbbá néhány olyan változást is megemlítünk, amely a közösségen belüli kereskedelem számlázása adattartalmának egységesítését célozza.
| Adókonferenciák |
|---|
|
2013. január 9: Adónap 2013. január 10: Cafeteria 2013. január 15: Áfa-számlázás 2013. január 22: Adómozaik |
Az elektronikus számla fogalma
Az elektronikus számla fogalmának meghatározását a korábbi szabályozás nem tartalmazta, mivel azokkal összefüggésben az irányelv szigorúan meghatározta kibocsátás módját. Ennek megfelelően elektronikus számlának neveztük eddig azokat az elektronikus úton küldött vagy rendelkezésre bocsátott számlákat, melyek eredetének hitelessége és tartalmuk sértetlensége a következő módon volt biztosított:
2013-tól azonban a fent meghatározott kibocsátási mód pusztán lehetőségként marad meg a közösségi jogban, vagyis az ezt követő időponttól az a bizonylat minősül elektronikus számlának, mely tartalmazza a számlára vonatkozó kötelezően előírt tartalmi elemeket, és amelyet „elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.”
Következésképpen e meghatározás alapján az elektronikus számla formátuma felszabadul, ugyanakkor minden elektronikus jelhalmaz, amelyet elektronikus úton továbbítottak (hiszen a kibocsátást lényegében másképpen nem lehet értelmezni), és elektronikus formában tárolt le a számla befogadója (azaz nem kinyomtatott formában őriz meg), elektronikus számlának minősül. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a PKI és EDI alapú számlázás mellett megjelenhet minden olyan elektronikus számlázási rendszer, amely biztosítani képes a számlákkal összefüggésben támasztott egyéb követelményeket.
A számla kibocsátásának időpontjaként elektronikus számla esetében azt az időpontot lehet megjelölni, amelyben a számla a számlabefogadó rendelkezésére áll, vagyis amely időpontot követően a számlabefogadó minden olyan adattal, információval rendelkezik, amely ahhoz szükséges, hogy a számlát megtekinthesse, letölthesse. Ez annyit jelent, hogyha a számlakibocsátó egy e-mail címre küldi meg a számlát, akkor azt már a számla elküldésével a másik rendelkezésére bocsátja. Amennyiben a felek által kijelölt tárhelyre kerül a bizonylat, akkor a kibocsátás időpontja az a nap, amikor azt ott elhelyezték. A szerző álláspontja szerint azonban ez természetesen csak akkor képzelhető el, ha a számlabefogadó ismeri a hozzáféréshez szükséges valamennyi adatot (Például internetes vagy egyéb zárthálózati címet, esetlegesen szükséges felhasználónevet, jelszót). Amennyiben ugyanis a tárhelyre kerül a számla, azonban a hozzáféréshez szükséges adatokat nem ismeri a számla címzettje, a számlakibocsátó addig nem teljesíti kötelezettségét, amíg ezeket az adatokat nem adja át a számlabefogadónak.
A jövőben is fennmarad az a szabály, hogy az elektronikus számlázási gyakorlatban a feleknek meg kell állapodniuk, ugyanakkor ennek a megállapodásnak nem kell feltétlenül előzetesen megtörténnie. (Irányelv 217., 232. cikk)
A számlázásra vonatkozó alapelvek
Az irányelv a korábbiakban kizárólag az elektronikus számlák vonatkozásában fogalmazta meg azt a követelményt, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ezt a rendelkezést az irányelv kiterjesztette valamennyi számlaformára, így akár papír alapú, akár elektronikus formában bocsátották ki, a bizonylatok vonatkozásában biztosítani kell a fenti elvek teljesülését.
Megjegyzendő, hogy a szabályozás nyitottsága miatt nem határozták meg, hogy ezek az elvek milyen módon valósíthatóak meg. Ennek megfelelően az egyes adóalanyok határozzák meg, hogy milyen eszközökkel biztosítják azt. Ez az irányelv alapján „bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással elérhető, amely a számla és a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít.”
Az irányelv szövegének alapulvételével az eredet hitelessége „a termékértékesítő vagy szolgáltatásnyújtó, illetve a számlakibocsátó azonosságának biztosítását jelenti”. Ennek biztosítására mind a termék/szolgáltatás értékesítője, mind pedig a termék/szolgáltatás vásárlója – jóllehet egymástól függetlenül – kötelezettek. Az ügylet teljesítésére kötelezettnek képesnek kell lennie annak bizonyítására, hogy a számlát ő állította ki, vagy az ő megbízásából állították ki, mely a számviteli bizonylatok közötti nyilvántartással érhető el.
A vevő azt köteles biztosítani, hogy a kapott bizonylat az értékesítőtől származik. Ennek érdekében a vevő jogosult arra, hogy ellenőrizze a bizonylaton feltüntetett és az eladó adóalany azonosságára vonatkozó adatok helyességét, vagyis köteles megbizonyosodni arról, hogy a számlán ténylegesen feltüntetett adatok megegyeznek azzal, aki a valóságban ténylegesen teljesítette az ügyletet. E kötelezettség teljesítéséhez bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárást alkalmazhat, amely a számla és az ügylet közötti megbízható ellenőrzési nyomvonalat biztosítja.
A tartalom sértetlenségének elve azt jelenti, hogy a számlában megjelenő tartalmat nem változtatták meg. Ennek biztosítása, hasonlóan az eredethitelesség elvéhez, mind a számla kiállítóját, mind pedig a számla befogadóját kötelezi. Alapvetően e helyütt is igaz az, hogy a felek egymástól függetlenül kötelesek ennek az elvnek a megvalósulását biztosítani, mivel azonban a fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy EDI rendszerrel történő számlakibocsátást jelenleg is alkalmazzák, meg kell jegyezni, hogy ez a jövőben is tökéletesen alkalmas ennek az elvnek a biztosítására. Amennyiben azonban úgy döntenek a felek, hogy ezektől eltérő technológiát alkalmaznak, más módon kell biztosítani az ellenőrzési nyomvonalat létesítő üzleti eljárást, mely kapcsolatot teremt az ügylet és az arról kiállított bizonylat között.
Elektronikus számláknál egy-egy konverzióra szükség lehet az adatok feldolgozása vagy egyéb okok végett, így az irányelv lehetővé teszi a tartalom változatlansága mellett az elektronikus számla formátumának megváltoztatását. Amennyiben azonban az adóalany úgy dönt, hogy a fokozott biztonságú aláírást alkalmazza, az egyik formátumból a másikba történő átalakítást az ellenőrzési nyomvonalon rögzíteni kell.
Az olvashatóság elve nem pusztán azt jelenti, hogy ember számára olvasható legyen a bizonylat, hanem azt is, hogy a számlának olyan írásmódot kell tartalmaznia, amely lehetővé teszi a számla adóval összefüggő valamennyi tartalmának pontos olvashatóságát, papíron vagy képernyőn, anélkül, hogy azt alaposabban meg kellene vizsgálni, vagy magyarázatra lenne szükség.
Az elektronikus számlázásnál a legelterjedtebb technológiaként az XML formátum jön számításba, mely a számlák tartalmi és formai felépítését is egyaránt tartalmazza. Önmagában ez a formátum azonban nem tekinthető olvashatónak, mivel egy ilyen kiterjesztésű dokumentum informatikai ismeretek nélkül nem értelmezhető. Természetesen egy konvertálási folyamatot követően ez az akadály elhárítható, ezt nevezik a számla bemutatásának. (Irányelv 233. cikk)
Megbízható ellenőrzési nyomvonal
Ahogy arra a korábbiakban is utaltunk, a fenti alapelvek olyan üzleti ellenőrzési eljárással valósíthatóak meg, amely a számla és az ügylet között megbízható üzleti ellenőrzési nyomvonalat létesít.
Mindenekelőtt megállapítható, hogy sokféle üzleti ellenőrzési eljárás létezhet, vagyis e tekintetben sem határoz meg pontos eljárást az irányelv. Ezt az eljárást jellemzően pénzügyi, számviteli és szabályozási beszámolók ésszerű biztosításáért, valamint a jogi előírások betartásáért felelős személyek (vezetőség, személyzet és tulajdonosok) dolgozzák ki, hajtják végre és aktualizálják. A magyar jogrendszerben talán a számviteli politikai a legalkalmasabb erre a célra, melyben rögzíthetőek azok a standardok, amelyekkel az adóalany ésszerű szinten biztosíthatja a termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó vagy a számlakibocsátó azonosságát (az eredet hitelessége), továbbá azt, hogy a bizonylatban megjelenő adóval kapcsolatos tartalom a sértetlenség, valamint az olvashatóság követelményének megfeleljen.
Az üzleti ellenőrzési eljárásoknak meg kell felelniük az adóalany méretének, tevékenységének és típusának, valamint figyelembe kell venniük a tranzakciók számát és értékét, az értékesítők és vevők számát és típusát. Adott esetben más tényezőket is figyelembe kell venni, hiszen nem szabad elfeledkezni arról, hogy a számla, legyen szó papír alapú vagy elektronikus számláról, általában csupán egyetlen dokumentum az egy tranzakcióhoz kapcsolódó és azt dokumentáló több dokumentum közül (például megrendelés, szerződés, fuvarokmány, fizetési felszólítás stb.). A termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó esetében a számlának meg kell felelnie a megrendelésnek, a fuvarokmányoknak és a fizetés beérkezésének. A termék beszerzője, illetve a szolgáltatás igénybevevője esetében a számlának meg kell felelnie a jóváhagyott megrendelésnek (a megrendelés visszaigazolásának), a szállítólevélnek, a fizetésről és átutalásról szóló értesítésnek. Ezek azonban csak az esetlegesen rendelkezésre álló tipikus dokumentumokra vonatkozó példák. Számos más dokumentum is egyeztethető a számlával.
Követezésképpen az üzleti ellenőrzési eljárások körébe tartozik például az igazoló dokumentumok egyeztetése. Az igazoló dokumentumokat attól függően lehet súlyozni, hogy az igazoló dokumentumok kibocsátója milyen mértékben független az adóalanytól, és ezek a dokumentumok milyen súllyal szerepelnek a számviteli folyamatban. Az ilyen típusú üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik.
A számvitelen belül az ellenőrzési nyomvonal úgy határozható meg, mint egy termék vagy szolgáltatás dokumentált áramlása a kezdetektől, a forrásdokumentumtól (például a megrendeléstől) a tranzakció befejeződéséig (például az éves beszámolóban történő végleges rögzítésig), és fordítva, ami megteremti a folyamatban szereplő különböző dokumentumok közötti kapcsolatot. Az ellenőrzési nyomvonal forrásdokumentumokat, feldolgozott tranzakciókat és a kettő közötti kapcsolatra vonatkozó hivatkozásokat foglal magában.
Egy ellenőrzési nyomvonal akkor megbízható, ha az igazoló dokumentumok és a feldolgozott tranzakciók közötti kapcsolat könnyen követhető (azáltal, hogy elegendő adat áll rendelkezésre a dokumentumok összekapcsolásához), és ez a kapcsolat megfelel a megállapított eljárásoknak, valamint tükrözi a ténylegesen bekövetkezett folyamatokat. Ez harmadik felektől származó dokumentumokkal (például bankszámlakivonatokkal, fuvarozó által kiállított menetlevéllel), az ügylet teljesítőjétől vagy a termék, illetve a szolgáltatás beszerzőjétől származó dokumentumokkal (a másik féltől származó dokumentumokkal) és belső ellenőrzésekkel, például a feladatok elkülönítésével valósítható meg.
Az adóalany választhatja meg a módokat, amelyekkel kimutathatja a számla és a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás közötti kapcsolatot. És ugyanúgy, mint az üzleti ellenőrzési eljárás esetében, ez a mód az adóalany méretének, tevékenységének és típusának, valamint a tranzakciók számának és értékének, továbbá a termékértékesítők, illetve szolgáltatásnyújtók és a termék beszerzőinek, illetve a szolgáltatást igénybevevők számának és típusának függvénye. Adott esetben más tényezőket, például a pénzügyi jelentésre és ellenőrzésre vonatkozó követelményeket is figyelembe kell venni. (Irányelv 233. cikk).
Dr. Rónai Gábor az Adó szaklap 2013/1-2. számában megjelent cikkéből többek között az is kiderül, milyen egyéb számlázási szabályok lesznek érvényesek 2013-tól, valamint választ kahatunk arra a kérdésre is, hogy milyen kételyeket vet fel és ilyen megoldásokat kínál az elektronikus számla és a hagyományos számlák közötti határ elmosódása. Az Adó szaklap 2013/1-2. száma a Complex Kiadó webshopjában is megvásárolható.
