Április elsejéig kellett a pénzkezelési szabályzatot aktualizálni

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A számviteli törvény előírása értelmében minden gazdálkodó köteles írásban pénzkezelési szabályzatot készíteni. 2007-től maga a törvény rögzíti a szabályzat minimális tartalmát, amelyet éppúgy be kell tartania egy több ezer főt foglalkoztató gazdálkodónak, mint egy néhány főt foglalkoztató kisvállalkozásnak. A szabályzat megalkotása vagy a korábbi aktualizálása nagyon ajánlott, mert annak hiánya mulasztási bírság kiszabásával jár. Az Adó szaklap 2007/8 számában megjelent cikk a pénzkezelés szabályozásához nyújt hathatós segítséget.

A számviteli törvény 2007. január elsejétől – a gyakorlati igényekre és tapasztalatokra is tekintettel – meghatározza a pénzkezelési szabályzat minimális tartalmát, tehát azokat a legfontosabb kérdésköröket, amelyekről a pénzkezelési szabályzatban mindenképpen rendelkezni kell. Ezen belül természetesen a gazdálkodó saját adottságaira és működési feltételeire tekintettel továbbra is maga alakíthatja ki a rá vonatkozó részletszabályokat, mindenképpen javasolt azonban a felsorolt témakörök mindegyikére kitérni, akkor is, ha egy-egy-téma szabályozása a gazdálkodó adottságai, körülményei miatt egyszerű.

Jó tudni, hogy a pénzkezelési szabályzat nem csupán a készpénz kezeléséről (házipénztár) szól, hanem a gazdálkodó teljes pénzforgalmának, a készpénzen kívül a pénzt helyettesítő eszközök és a számlapénz kezelésének szabályairól is.

Az újonnan alakuló gazdálkodó a pénzkezelési szabályzatot a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. A 2007. január 1-jén már működő gazdálkodónál a számviteli törvény feltételezi a pénzkezelési szabályzat meglétét, nála a feladat a meglévő szabályzat szükség szerinti módosítása. A változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán, ezen belül a szabályzatokon keresztülvezetni. A már működő gazdálkodónak tehát 2007. április 1. napjáig kellett felülvizsgálnia meglévő pénzkezelési szabályzatát és módosítania, ha az nem volt összhangban a törvényi változásokkal, vagy nem tartalmazta teljes körűen a számviteli törvény előírásait.

Fontos előírás, hogy a pénzkezelési szabályzat elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. Ez a felelősség a gazdálkodó képviseletére jogosult személyt terheli akkor is, ha a számviteli politikát megbízási vagy vállalkozási szerződés alapján külső személy vagy szervezet készíti.

A pénzforgalom lebonyolításának rendjével kapcsolatos szabályok között nem csupán a házipénztári pénzkezelést kell szabályozni, hanem általános számvitel politikai kérdéseket is. A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei, felelősségi szabályai pontnál alapvetően a gazdálkodó adottságainak, lehetőségeinek figyelembevételével, azokhoz igazodóan (házipénztár, állandó vagy eseti ellátmánykezelő pénzkezelő hely, bolti pénztár) kell a rendelkezéseket megalkotni.

A szabályzatban a pénztár és a gazdálkodó bankszámlája közötti forgalom témakörben meg kell határozni, hogy milyen gyakorisággal, milyen összegben történnek a készpénzbefizetések a pénztárból a bankszámlára, illetve a készpénzkifizetések a bankszámláról a pénztárba. Szabályozni kell a pénztár és a bankszámla közötti forgalom bizonylati és utalványozási rendjét és az egyszeri felvételek összeghatárát, illetve az összeghatárt meghaladó pénzfelvételek esetén követendő eljárás (kell-e külön engedély vagy sem).

A pénztár készpénzállományát érintő pénzmozgások alapvetően pénztárba történő befizetések, illetve a pénztárból történő kifizetések lehetnek. Az ezekkel kapcsolatos kérdéskört szintén rendezni kell. A napi készpénz-záróállomány maximális mértékét ma semmilyen jogszabály nem határozza meg, azt a gazdálkodó szervezet vezetője ugyancsak a pénzkezelési szabályzatban maga határozhatja meg.

A szakemberek álláspontja szerint a folyamatosan vezetett pénztári nyilvántartásokat nagyobb pénzforgalom esetén naponta, kisebb pénzforgalom esetén legalább havonta zárni kell. A készpénzállomány ellenőrzésének gyakorisága igazodhat ezekhez a szabályokhoz. A szabályzatban ki kell térni a pénzszállítás kérdésére is, amely a bankszámláról, postai pénzforgalmi betétkönyvből való készpénzfelvétel, illetve a bankszámlára történő befizetéskor merül fel alapvetően, ezért ez jelentkezhet rendszeresen, de alkalomszerűen is.

A számviteli törvény értelmében minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásának állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). Ez a szabály természetesen a pénzkezeléssel kapcsolatos gazdasági műveletekre, eseményekre is igaz, így e témakört a pénzkezelési szabályzatban ugyancsak érinteni kell.

Az Adó szaklap 2007/8 számában megjelent cikk részletesen ismerteti a fenti kérdéskörökkel kapcsolatos tudnivalókat, így annak alapján könnyen teljesíthető a számviteli törvényben előírt kötelezettség.

---