Elektronikus számlázás: a számlaadminisztráció forradalma
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A digitalizáció egyre több lehetőséget nyújt a vállalatok adminisztrációs feladatainak és költségeinek csökkentésére. Az elektronikus számlázás a növekvő felhasználói tábornak és az új technikai megoldásoknak köszönhetően ma már nem csupán elektronikus számlatovábbítást és befogadást jelent. A digitalizáció és a törvényi változások új kapukat nyitnak az e-számlázás előtt és automatizált, költséghatékony megoldásokra adnak lehetőségeket a gazdasági szereplők számára.
Papíralapú versus elektronikus számla
Az adóbevétel optimalizációja, az adócsalások visszaszorítása érdekében több ország adóhatósága lépéseket tesz és elektronikus útra tereli a vállalkozásokat. Számos kormányzati kezdeményezés eredménye az elektronikus jelentési, bejelentési kötelezettség, valamint az elektronikus számlázás akár B2B-, B2C-szinten is az olaszországi mintát alapul véve. A követelmények szinte minden szervezetet változtatásra, papíralapú folyamataik megszüntetésére késztetnek.
Magyarországon az online számlaadat-szolgáltatás is egy digitális ugrásnak tekinthető. Sőt, előrevetíti azt a jövőképet, amelyben a vállalkozások egymás között is megosztják xml-formátumú számlaadataikat az adóhatóság felé történő adatszolgáltatással egy időben.
Míg egy papíralapú számla ráfordítása átlagosan 10 euró, addig az e-számla bevezetésével 60-70 százalékos költségcsökkenés érhető el. A jelentős postai és nyomtatási költségen felül számos lehetőség aknázható ki az elektronikus számla használatával. Olyan üzletvitelt támogató megoldások teszik ezt lehetővé, amelyek segítségével a folyamatok leegyszerűsíthetők. Azáltal, hogy egy számla feldolgozási ideje lerövidül, a fizetési teljesítések is hamarabb valósulhatnak meg. A költségmegtakarításon kívül a számlázási folyamat automatizálása és az elektronikus számlázás egyéb rendszerekkel való integrációja az üzleti hatékonyság növelését szolgálja.
Mi is az az e-számla?
Az áfatörvény alapján az elektronikus számla olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be és amely tartalmazza a törvényben előírt adatokat. Lényegében a számlakibocsátás és a befogadás módját kell megvizsgálnunk, ha már a kettő közül az egyik nem elektronikus úton teljesült, nem beszélhetünk elektronikus számlázásról. Fontos megemlíteni, hogy a befogadás nem feltétlenül igényel előzetes írásbeli megállapodást, mivel a jogszabály ezt nem teszi kötelezővé – ám érdemes erről előzetesen megállapodni.
Milyen a megfelelő elektronikus számla?
Az e-számla definíciója alapján felvetődhet a kérdés, hogy egy e-mailben átküldött pdf-formátumú számla elektronikus bizonylatnak minősül-e? A válasz: igen, ha elektronikusan fogadták azt be. Az más kérdés, hogy vajon megfelel az elektronikus számlával szemben támasztott egyéb követelményeknek. Hasonlóképpen a papíralapú számlákhoz, az e-számlák esetében is biztosítani kell:
- a számla eredetének hitelességét,
- a számla adattartalmának sértetlenségét és
- a számla olvashatóságát.
Továbbá, elektronikus számlázás esetén is számolnunk kell a megőrzési kötelezettséggel, amely a számla kibocsátójára és befogadójára egyaránt vonatkozik, így az archiválási rendeletnek megfelelően kell eljárniuk. Az archiválási rendelet követelményeivel kiegészülve az elektronikus számlát védeni kell:
- a törlés,
- a megsemmisítés,
- a véletlen megsemmisülés,
- az utólagos módosítás, valamint
- a jogosulatlan hozzáférés ellen is.
Ezen feltételek együttes teljesülése esetén beszélhetünk megfelelő elektronikus számláról és annak megfelelő archiválásáról.
Lehetséges e-számla megoldások
A 2018. július 1-jétől hatályba lépett új archiválási rendelet kiterjesztette az elektronikus számlázás megoldási lehetőségeinek körét. Érdemes átgondolni a papíralapú számlázásról való áttérést, mivel az elektronikus számlázás számos előnnyel járhat, azonban a megfelelő módszer alkalmazása egyedi mérlegelési szempontokon alapul. A vállalatoknak többek között figyelembe kell venniük: cégük méretét, partnereik számát, a kiállított és befogadott számlák mennyiségét, az IT-környezetet és a társaság működését befolyásoló további tényezőket.
Az áfatörvény a minősített elektronikus aláírást, valamint az elektronikus adatcsere rendszer (EDI-rendszer) használatát nevesíti mint az eredet hitelességét és adattartalom sértetlenségét biztosító lehetséges megoldást. Viszont bármely más megoldás is megfelelő lehet, amely az elvárásoknak eleget tud tenni. Archiválási szempontból az elektronikus aláírás és az EDI-rendszer helyett, egy zárt rendszer kialakítása, vagy újdonságként az online számla adatszolgáltatással összekapcsolt hash kód alkalmazása is a megfontolandó lehetőségek egyike.
Elektronikus aláírás az e-számlán
Az egyik legelterjedtebb megoldás a fent említett követelményeknek való megfelelés érdekében az elektronikus aláírás alkalmazása, akár időbélyegző használata nélkül. Ennek oka, hogy viszonylag rövid idő alatt bevezethető és költségszempontból sem igényel jelentős ráfordítást. Természetesen az elektronikus aláírás mellett a szabályos archiválásról is gondoskodnunk kell, ami történhet archiválási szolgáltatást nyújtó fél bevonásával vagy a követelményeknek megfelelő házon belüli megoldás használatával.
Mire érdemes még figyelni az e-számla kapcsán?
1. Egy esetleges adóellenőrzésnél a számlázási folyamat vagy az archiválási rendeletnek való megfelelés is a vizsgálat tárgya lehet.
Ezért, bár igaz, hogy a jogszabály nem minden esetben követeli meg az elektronikus számlázásról, számlák archiválásának rendjéről való dokumentációt, mindenképp ajánlott az e-számlázási belső szabályzat kialakítása. Ezzel alátámasztható, hogy az adott társaság miként felel meg az elektronikus számlával kapcsolatos, már említett követelményeknek. Tekintve, hogy az iratőrzés helyét is be kell jelenteni a társaságoknak, az elektronikus számlázásra való áttérés esetén szükséges az iratőrzés helyét felülvizsgálni, mivel könnyen lehet, hogy az eltér a korábban bejelentett címtől.
2. Az online számla adatszolgáltatásban a számla kibocsátásának formátuma is kötelezően megadandó.
Az adóhatóság a lejelentett számlaadatokból értesül, hogy adott számla milyen formában jelenik meg. Ebből kifolyólag érdemes odafigyelni, hogy a jelentésben feltüntetett adat összhangban legyen a számla valós megjelenési módjával.
3. Míg a papíralapú számla elektronikusan is tárolható, addig ez fordítva már nem igaz.
Elektronikus számla csak elektronikusan őrizhető meg! Nagyon fontos arra is figyelemmel lenni, hogy befogadói oldalon az adólevonási jog is az elektronikus számlához kötődik. Ennél fogva hiába kerül nyomtatásra az elektronikus számla, a papíralapú verzió alapján adólevonási jog nem gyakorolható. Természetesen a nyomtatás nem tilos, viszont adójogi szempontból a nyomtatott verzió nem tekinthető relevánsnak.
4. Beszállítók külső platformon keresztül kibocsátott elektronikus számlái
Ma már olyan megoldások is léteznek a piacon, amelyekkel a nagy multinacionális vállalatok az általuk használt számlatovábbító rendszerhez adnak hozzáférést partnereiknek, akik az adott rendszeren keresztül továbbítják feléjük bizonylataikat. Ezáltal megvalósul a számlakibocsátás és -továbbítás is levelezőrendszer használata nélkül. Ilyen esetekben is fontos körültekintően megvizsgálni a folyamatokat és az elektronikus számlázási feltételeknek való megfelelés módját. Mindenképpen szükséges elkerülni azon megoldásokat, ahol a számlázórendszer informatikai szempontból nem kapcsolódik a számlatovábbító rendszerhez és manuális adatfeltöltés történik az adott rendszerbe a kibocsátott számla továbbítása nélkül.
A bejegyzés szerzője Palicz Petra, az RSM Hungary adómenedzsere, áfaszakértő. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.
