Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A veszélyhelyzet elmúltával a NAV által felkínált lehetőségek már nem állnak nyitva, ugyanakkor az adóalanyok részéről továbbra is lesz igény arra, hogy a számlákat minél egyszerűbben továbbíthassák partnereik részére. Most a PDF-számla elfogadásának hosszabb távú lehetőségeit vizsgáljuk.
A cikksorozatunk első részében említett NAV-tájékoztatóban foglaltak megoldást jelenthetnek a járványhelyzetben, mivel ezen időszakban az adóhatóság elfogadja megőrzési technikaként a legalább két, eltérő adathordozóra történő mentést, de akár el is tekinthet a szankcionálástól a veszélyhelyzetben kibocsátott elektronikus számlák papíralapú megőrzése esetén. A veszélyhelyzet elmúltával azonban ezek a lehetőségek már nem állnak majd nyitva, ugyanakkor az adóalanyok részéről továbbra is lesz igény arra, hogy a számlákat minél egyszerűbben továbbíthassák partnereik részére.
Előző cikkünkben volt már szó arról, hogy az elektronikus számlázásra vonatkozó uniós szabályozás célja a versenyképesség növelése érdekében az e-számlázás elterjesztése, aminek része a PDF-számlák használatának ösztönzése. Amint azonban arra az Európai Bizottság cikkünkben is idézett Jelentése is rámutatott, az üzleti ellenőrzési eljárásokkal kapcsolatos bizonytalanság és az e-számlák archiválására vonatkozó nemzeti jogszabályok egyes országokban nagy terhet jelentenek, ami éppen az uniós szabályozás céljának érvényesülését gátolja. A vállalkozások ugyanis, ha azt tapasztalják, hogy mind a befogadás során alkalmazandó üzleti ellenőrzés, mind a bizonylatmegőrzés során bonyolult, nehezen átlátható és kivitelezhető szabályok vonatkoznak az elektronikus számlázásra, meg fognak maradni a papíralapú számlák kibocsátásánál.
Ez a helyzet Magyarországon is. A NAV tájékoztatója e-számla befogadása esetén az informatikai rendszerbe ágyazott üzleti ellenőrzést tartja ajánlatosnak; hangsúlyozza, hogy ha az adóalany olyan elektronikus számlát fogad be, amin nincs sem elektronikus aláírás, sem hash kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás ellen, célszerű lehet azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum védelemmel ellátnia; a megőrzés terén pedig az egyszer írható adathordozótól a komplex, drága rendszerekig bezárólag az adóalanyok számára a hétköznapban szokásos mentési megoldásokhoz képest nagyobb anyagi és/vagy adminisztrációs teherrel járó megoldásokat ajánl. (Még a járványügyi helyzetre tekintettel elfogadhatónak ítélt legalább két, eltérő adathordozóra történő mentésről is azt írja, hogy ez csak átmeneti megoldás, és később gondoskodni kell a hosszú távú megőrzésről.)
Az uniós célokat és a vállalkozások igényeit sokkal jobban szolgálná, ha az adóalanyoknak elég volna a kapott PDF-et elmenteni és egy másik adathordozóra biztonsági másolatot készíteni róla, és arról gondoskodni, hogy az a megőrzési időn belül könnyen visszakereshetően rendelkezésre álljon, jól kereshető rendszerezéssel. E mellett fontos lenne, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás se rójon rájuk nagyobb terhet, mint papíralapú számla esetén. Kulcsfontosságú volna, hogy az elvárások betarthatóak és átláthatóak legyenek, és követésük ne jelentsen nagyobb nehézséget e-számla, mint papíralapú bizonylat esetén.
Ezt indokolja egyebek közt az is, hogy az uniós szabályozás egyik sarokköve a papíralapú és az elektronikus számlák egyenértékűségének elve. Márpedig ha úgy vélekedünk, hogy ha egy számlát a kibocsátó nem postai, hanem elektronikus levélben küld meg a befogadó részére, az eredet hitelességére és a sérthetetlenségre vonatkozó előírások betartása ettől nagyobb veszélybe kerül, akkor egyértelműen nem tekintünk egyenértékűként a kétféle számlára. Ugyanezt sugallja az a gondolat, hogy miközben egy papíralapú számla már rég hitelesnek számít aláírás nélkül is, ugyanezen számla elektronikus úton történő átadása esetén, ha a bizonylatot a kibocsátó nem látta el e-aláírással vagy más dokumentumvédelemmel, akkor a befogadónak javasolt ezt megtennie.
Mintha azt feltételeznénk, hogy azok az adóalanyok, akik egy papíralapú számla kibocsátásakor vagy befogadásakor jogkövető magatartást tanúsítanak, de legalábbis leküzdik az erős ingert, hogy hamisítási tudományukat ezen a bizonylaton próbálják ki, egy PDF-dokumentum láttán önkontrolljukat vesztve azonnal manipulálni kezdik annak adattartalmát. A valóság természetesen az, hogy aki akarja, a papíralapú számlát is tudja hamisítani; aki nem, az az elektronikusnál sem fog erre indíttatást érezni. (Az igazán nagy adócsalók pedig nem a számla adatainak felülírásával, hanem a csalást leplező konstrukció segítségével tüntetik el a befizetendő áfát, vagy igényelnek vissza jogosulatlanul forgalmi adót.)
Ráadásul az online számla adatszolgáltatás értékhatárának csökkentésével már eddig is egyre szűkültek a visszaélés lehetőségei e téren, hiszen az adóhatóság egyre több számlának az adatát kapja meg azonnal vagy legalábbis pár napon belül; július 1-jétől pedig a NAV lényegében minden egyes belföldi adóalany felé kiállított számlát, majd 2021-től gyakorlatilag az összes számlát látni fogja, így könnyen ellenőrizhetővé válik, hogy a revízió számára bemutatott számla adattartalma megegyezik-e az eredetileg kiállítottal. Amint azt korábban már jeleztük, véleményünk szerint ezzel párhuzamosan indokolt lenne végre jogszabályi szinten is a papíralapú számlákkal azonos értékűként kezelni az elektronikus számlákat, azaz a jogkövető magatartást tekinteni alapértelmezettnek, nem pedig azt feltételezni, hogy az elektronikus számla adatai a továbbítás és tárolás során megváltoznak.
Az egyszerűbb és átlátható követelmények támasztásával el lehetne érni, hogy Magyarországon is elterjedjen a PDF-számlák valódi elektronikus számlaként történő használata, úgy, hogy annak adminisztrációja az adóalanyok számára se jelentsen aránytalan terhet. Ez, a mellett, hogy szolgálná az uniós jogalkotási célt, vagyis a vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentését, a magyar kormányzati célként megfogalmazott digitalizációt is elősegítené, és a papíralapú tároláshoz képest környezetbarát, hely- és költségtakarékos megoldást jelentene.
Addig azonban, amíg erre nem kerül sor, marad a jelenlegi helyzet: a legtöbben nem kockáztatják, hogy e-számlának minősüljön a PDF, hátha egy revízió azt állapítja meg, hogy hibásan kezelték. Mivel az adóhatóság álláspontja következetes a tekintetben, hogy a PDF-ben megküldött számlát a távnyomtatás kivételével nem lehet papíralapú bizonylatnak tekinteni, az adóalanyok nagy része jelenleg mélyen hallgat arról, hogy a papíron őrzött számlája eredetileg emailben érkezett meg hozzá, nem pedig személyesen nyomta a kezébe a partner, vagy közönséges, nem nyomkövetett postai levélben küldte meg neki. A jelenlegi gyakorlat tehát a vállalkozások közül még az amúgy jogkövetőket is arra ösztönzi, hogy hazudjanak, de legalábbis ne vallják be a teljes igazságot.
Megjegyezzük, hogy a NAV tájékoztatójában a távnyomtatásról leírtak is tartalmaznak logikai buktatót. A tájékoztató szerint ugyanis „A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.” Ebben azonban a kibocsátó még akkor sem lehet biztos, ha egy csak nyomtatható linket küld át a partnerének, hiszen az a nyomtatáskor kiválaszthat PDF-nyomtatót is. A számla kiállítója tehát szigorúan véve csakis akkor felelhetne meg az említett feltételnek, ha táveléréssel saját maga férne hozzá a befogadó oldalán lévő számítógéphez, és személyesen választaná ki a fizikai nyomtatót a listából, vagy pl. kamerával ellenőrizné, hogy valóban ténylegesen közvetlenül a befogadó nyomtatójára kerül a küldött dokumentum. Azt alighanem szükségtelen feszegetnünk, hogy ez mennyire tekinthető életszerűnek.
Egy gyakorlati megoldása mégis lehetne a helyzetnek akkor is, ha a magyar hatóságok nem kívánják a kötelezőnél jobban előmozdítani az uniós szabályozási célt. Mind a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK tanácsi irányelv 232. cikke, mind az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 175. § (3) bekezdés b) pontja szerint ugyanis az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése. Cikksorozatunk előző részében már említettük, hogy az Európai Bizottság által készített Magyarázatok című dokumentum megjegyzi: erre leginkább azért van szükség, mert az elektronikus számla fogadásának, illetve a hitelesség, a sértetlenség és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője, illetve a szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak, amelyeket az elektronikus számlák fogadásához esetleg ki kell alakítani, és amelyek papíralapú számláknál nem állnak fenn, a beleegyezés néhány esetkörének példálózó jellegű felsorolását követően pedig a Magyarázat leszögezi: az elektronikus számlák használatáról végül a kereskedelmi partnerek közötti megállapodás dönt.
Ha tehát a felek abban állapodnak meg, hogy a számlát papíralapon kívánják kezelni, pl. mert a befogadó nem tud eleget tenni az adóhatóság által szükségesnek ítélt technikai feltételeknek, akkor ezt véleményünk szerint úgy kell tekinteni, hogy a befogadó nem egyezett bele az e-számlázásba. Ennek alátámasztására alkalmas lehet az, ha ezt az alapügyletről szóló szerződés számlázásra vonatkozó előírásaiba belefoglalják, de a felek közötti levelezésből vagy akár a befogadó kifejezett nyilatkozatából is kiderülhet – a lényeg, hogy egy ellenőrzés során igazolható legyen, hogy az e-számlázásba való beleegyezés törvényi feltétele hiányzik.
