Tippek a könyvelőirodák hatékony menedzseléséhez 1. rész
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A könyvelőirodák életében a hatékonyság egy kulcs tényező, mely befolyásolja az egész iroda életét és az üzlet nyereségességét. Cikksorozatunk első részében elkezdjük bemutatni azokat a legfontosabb tippeket, amivel növelhető egy könyvelőiroda hatékonysága.
1. Stratégiai célok
Egy könyvelőiroda esetében is fontos, hogy a stratégiai célok kitűzésre kerüljenek. Az eredményesség egyik legfontosabb előfeltétele, hogy a célok mérhetőek legyenek. Milyen stratégiai célokat lehet meghatározni? Az éves szintű árbevétel, költségek és nettó nyereség meghatározása véleményem szerint ezek közé tartozik. Egy könyvelőirodánál a bevételek általában havi vagy negyedéves gyakorisággal kerülnek kiszámlázása, és a könyvelési díj leggyakrabban egy havi vagy negyedéves fix összegben kerül meghatározásra. Emellett a tavaszi hónapokban, jellemzően májusban megjelenik a zárlati munkálatokhoz kapcsolódó egyszeri bevétel is, melyet a legtöbb könyvelőirodában alkalmaznak. A költség elemek között megtalálhatóak a minden hónapban megjelenő, tervezhető fix kiadások, és a változó költségek. Léteznek olyan kiadások, amelyeket egy évben csak egy vagy két alkalommal kell megfizetni (pl. ilyenek lehetnek a biztosítási díjak, előfizetési díjak, adóelőlegek, stb.), melyek csak bizonyos hónapokban jelennek meg.
Érdemes összeállítani egy éves szintű terv eredménykimutatást a bevételek és a költségek alapvető kategóriájára és ezt havi bontásban is megalkotni. Az adatokat célszerű terv-tény összehasonlításban is elkészíteni, így nyomon tudjuk követni a valós bevételeket és kiadásokat, az eltéréseket a tervhez képest, és tervezni lehet a likviditási helyzetet is az adott hónapra. A kitűzött nyereségi cél eléréséhez gyakran különféle fejlesztéseket szükséges végrehajtani. Milyen fejlesztésekről lehet szó egy könyvelőirodában?
2. Fejlesztési célok
A fejlesztés érintheti a nyújtott szolgáltatások minőségét, és akár a szolgáltatások differenciálását, például könyvelési, számviteli alapszolgáltatások mellett speciális szolgáltatások kifejlesztése (havi zárás és eredménykimutatás, ügyfél igényeire jellemző extra jelentések és riportok, stb.), adótanácsadás eseti és rendszeres formában, ügyfél kapcsolattartás színvonalának változtatása, adatrögzítés megvalósítása az ügyfeleknél, stb. Emellett átgondolható, hogy milyen új eszközök bevezetése jelentheti még a hatékonyság növekedését, legyen az a számítástechnikai géppark fejlesztése, új szoftverek alkalmazása (pl. integrált rendszerek, vagy internet alapú rendszerek, melyek segítségével az ügyfelek is hozzáférnek a könyvelési adatokhoz), az alkalmazott Excel táblázatok egységesítése és kezelésének megkönnyítése. Fejlesztési cél lehet a dolgozók képzése, a létszám bővítése, illetve cseréje, a munkaszervezés átalakítása, a marketing eszközök (honlap, közösségi média, hírlevél küldő rendszer) megújítása. Ha megvannak a fejlesztési célok, fontos, hogy hozzá felelőst és határidőt is rendeljünk, és mindezt a kollégákkal és a megvalósításba bevont szakemberekkel megbeszéljük, írásba fektessük.
ADÓklub Online 2016 – Androidos okostelefonnal
|
|
ADÓ szaklap online
ADÓ-kódex szaklap online
Számviteli tanácsadó szaklap online
Áfa-kalauz szaklap online – ADÓ
kérdések és válaszok
Ado.hu Prémium cikkek
Rendelje meg most >>
|
3. Munkaszervezés
A könyvelőirodáknál általában két féle munkaszervezési modell található meg. Az egyik a kétszintű könyvelés, ahol a kollégák egy része végzi a kontírozási és egyéb alapfeladatokat, és ellenőrök látják el az ellenőrzési, bevallás- és beszámolókészítési feladatokat. A másik jellemző forma lényege, hogy minden kolléga teljes körű könyvelést végez, az alapbizonylatok összeállításától kezdve a beszámoló összeállításáig és a teljes ügyfél kommunikációt is ellátják. A két modell közötti választás sokszor nem egyszerű feladat, függ a kollégák létszámától és képzettségi szintjétől, azonban érdemes figyelembe venni azt, hogy sokszorozhatja a hatékonyságot, ha minden dolgozónak van olyan feladata, amiben kiemelkedő teljesítményt nyújt és szeret is végezni, mert sikerélménye van. Javasolt legalább egyszer felmérni, hogy melyik kolléga miben a legjobb és milyen feladatokat szeret ellátni, mert ezekből az információkból könnyebb meghatározni a fejlődési és képzési irányokat is.
A hatékony munkaszervezés egy másik fontos eleme a szabadságok előre tervezése (pl. falitáblával), és a helyettesíthetőség megoldása. Főként a második modellnél, amikor mindenki teljes körű könyvelést lát el, nehéz megoldani a helyettesítést, hiszen ha egy adott céget csak egy kolléga könyvel, akkor a helyettesítést végző kolléga csak a szabadságolás idején lát bele a másik cégbe. Így fontos, hogy minden könyvelt cégre vonatkozóan legyen vezetve egy ügyfél profil, mely tartalmazza a könyvelt cég legfontosabb adatait, bevallások gyakoriságát, a könyvelni való anyagok érkezésének idejét, kapcsolattartási adatokat és specialitásokat, hogy szabadságolások előtt ne azzal menjen el sok idő, hogy a szabadságra igyekvő kolléga betanítja a helyettesítő dolgozót.
4. Munkakörök
Alapvető fontosságú, hogy a könyvelők és a szervezetben dolgozók rendelkezzenek írásba fektetett munkaköri leírással. Sokszor az önfejlesztés háttérbe szorul a napi feladatok ellátása mellett, így javasolt a munkaköri leírásban egyénenként azt is rögzíteni, hogy az adott munkakörhöz milyen képességek, készségek szükségesek, és azokat hogyan és milyen módon lehet fejleszteni, és emellett lehet képzési tervet összeállítani. A képzési terv nemcsak feltétlenül szakmai képzéseket jelent, hanem adott esetben kommunikációs képzéseket, a munkához használt szoftverekhez kapcsolódó tréningeket, belső ügyfélkezelési tréningeket, stb. szintén beépíthetünk a dolgozók képzési tervébe. Amennyiben ehhez egyéni felmérés, célkitűzés és megvalósítási terv is készül, a hatékonyság többszörözhető. Ilyen esetben a kolléga sokkal motiváltabbá válhat, és a következő értékelésnél még több sikerélménnyel gazdagodhat.
5. Zavaró tényezők kiiktatása
Az egyik legnagyobb problémát és időkiesést az okozza, ha a kollégák koncentrált munkáját megzavarják egyéb tényezők, pl. gyakori telefonok, e-mailek, kollégák közötti beszélgetések, segítségkérések, stb. Egy néhány perces kérdés akár órákra kizökkentheti az adott dolgozót a munkájából, és mivel a könyvelőirodáknál a határidők betartása az egyik legmeghatározóbb tényező, érdemes a minimumra csökkenteni a lehetséges zavaró tényezőket. Javasolt a mindenki számára szükséges iratokat, dokumentumokat egy helyre, a számítógépes rendszerben egy mappába gyűjteni és tárolni, a beszélgetős kollégáknak elmagyarázni a következményeket és külön lehetőséget biztosítani a szakmai eszmecserékre, a segítséget igénylő feladatokat kötegelni és naponta meghatározott időközönként intézni a telefonokat, e-maileket. Természetesen speciális helyzete van a könyvelőknek abban, hogy általában az ügyfelek azonnal igénylik a segítségnyújtást, de ezt is le lehet fektetni az ügyfél kommunikációban, hogy milyen időszakokban lehet várni az azonnali reakciókat és hogyan működik a visszahívás, válaszadás, hogy az ügyfeleket ne érjék meglepetések és tisztában legyenek a kommunikáció működésével.
A cikk szerzője Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.
