Elektronikus számla és archiválás – mi van a papírhegyen túl?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Most már biztosra vehető, hogy a pandémia nem csak felgyorsította a digitalizációt és automatizációt a vállalkozások életében, de átformálta az üzletviteli folyamatokat is. Az adminisztráció átalakításának kezdő lépését jelentheti az áttérés az elektronikus számlázásra. Egyre több társaság preferálja az érintésmentes fizetést és a nem papíralapú számlázást, ezért olyan e-számla megoldást keres, amely kompatibilis a távmunkával, automatizálja belső folyamatait és növeli a hatékonyságot is.

Kinek érdemes elektronikus számlázásra és archiválásra váltani?
Amennyiben egy vállalatnál a papíralapú számlázás a bevett gyakorlat, egy elektronikus számla befogadása olyan váratlan elvárásokat támaszt a céggel szemben, amelyek hatására válaszút elé érkezik. Folytassa-e tovább a számlái papíralapon történő kibocsátását és archiválását, amellett, hogy most már az elektronikus számlázás archiválási szabályainak is meg kell felelnie? Egyáltalán elvárhatja ezt tőle bármelyik partnere? Vagy a folyamatok digitalizálásával térjen át az e-számlázásra, ezáltal megspórolva a kettős adminisztrációt és költséget?

Megannyi nyitott kérdés, melyet minden társaságnak egyedileg kell megvizsgálnia, majd dönteni arról, hogy a kizárólagos vagy a hibrid megoldás optimalizálná legjobban a belső erőforrásait.

Mitől lesz szabályos az e-számla?
Több fajta e-számlázási megoldás is létezik, hiszen a jogszabály példa-jelleggel felsorolja az elfogadott megoldásokat, viszont nyitva hagyja a lehetőségét az egyedi megoldásoknak is. Az áfatörvény alapján a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell néhány – a számlakiállítói és befogadói oldalon is követendő – feltételt, melyek egyaránt fontosak a papír és az elektronikus számlák esetében is. Ezen kívül pedig archiválási követelményeknek is meg kell felelni a társaságoknak.

Fontos hangsúlyozni, hogy egy email-ben megkapott, hitelesítés nélküli „sima” pdf üzleti ellenőrzési eljárás nélkül nem felel meg a követelményeknek. Nem utolsó szempontként pedig figyelembe kell venni, hogy az elektronikus számlázásról a feleknek meg kell állapodni. Bár az írásos megállapodás nem minden esetben kötelező az e-számla kapcsán, a későbbi nehézségek elkerülése érdekében azonban erősen javasolt.

Nem mindegy ugyanis, hogy az adólevonási jog tárgyi feltételének:

• a papíralapú számla,
• az elektronikus aláírással hitelesített pdf
• vagy akár az online számla adatszolgáltatáson keresztül beküldött XML alapú számla fog megfelelni.

Mindenki másképp csinálja az e-számlázást is…
Az elektronikus számlázás terjedésével a számlabefogadók az tapasztalhatják, hogy az egyes partnerek különböző elektronikus számlázási megoldásokat alkalmaznak. Lehet, hogy a hitelesített pdf számla csatolmányaként még egy gépi úton könnyebben feldolgozható XML fájlt csatolnak a számla mellé, vagy egy XML számlát és egy hash kódot küldenek, amelynek hitelesítése az Adóhatóság által biztosított online számla megoldáson alapul.

Ezért jogos kérdésként merül fel, hogy mire vonatkozik a megőrzési kötelezettség, hogyan kell szabályosan eljárni az elektronikus számla kibocsátása, elektronikus számla tárolása esetén? Esetleg a számla megőrizhető-e más adatformátumban az adattartalom megváltoztatása nélkül? Hogyan lehet szabályosan elektronikus számla javítani, módosítani? A különböző megoldások kihívások elé állítják a vállalkozásokat, ezért célszerű egy átgondolt, jól dokumentált elektronikus számlázási és archiválási folyamatot kialakítani.

XML = számla
A NAV törekvései még ezen is túlmutatnak, mondhatni az érintésmentes elektronikus számlázás felé, amikor már számlaképek e-mailen keresztüli küldésére sem lenne szükség. Az 2021-es év elejétől hatályos 3.0 XML séma már lehetőséget biztosít arra, hogy a számláinkat feldolgozható adatállományban állítsák ki a cégek, amit az Online Számla rendszerén keresztül tud majd a partnerük lekérni. A szabályozott forma és a könnyű adatfeldolgozhatóság miatt jelentős adminisztrációs teher kerül le a partner válláról is, ugyanis a számlák automatikus lekérdezése révén azok már rögtön a saját vállalatirányítási rendszerben kerülhetnek könyvelésre.

A „viaszos pecsétként” az adatok hitelességét a hash-kód fogja biztosítani, amelynek alkalmazása viszont nem csupán az XML fájlok kizárólagossága. Így az elektronikus csatornákon továbbított számlázási eljárás során újabb, biztosabb megoldást nyújthat a hash-kód alkalmazása mind a számlázás, mind az archiválás területén.

Amennyiben az online számla adatszolgáltatás alapjául szolgáló XML fájlt szeretnénk számlaként elismerni és bevezetni a számlázási folyamatainkba ezt az új megoldást, előtte fontos meggyőződnünk az adatszolgáltatásunk adatainak minőségéről. Hiszen ekkor maga az XML fájl lesz a kibocsátott számla.

Forrás és további részletek: rsm.hu/blog

---