Mit csinál a könyvelő a beszámoló-készítés időszakában?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Ez az írás a vállalkozóknak, cégtulajdonosoknak készült annak érdekében, hogy egy kicsit beleláthassanak a könyvelő munkájába a beszámoló készítésének időszakában, ami lényegében már a húsvéttól kezdődik és május végéig tart. Valójában az adóhatóság azon kérdésére is választ adok, hogy miért küldjük az éves bevallásokat az utolsó pillanatban. A válasz nagyon egyszerű: mert nem érünk rá.

Mára már eljutottunk oda, hogy a több cég elszámolását vállaló könyvelők munkája a hónap minden munkanapján teljes munkaidőt kíván. Csúcsidőszak 12-éig és 20-áig minden hónapban. Minden más határidő – márpedig sok van belőle – ún. pluszmunka. Ez csupán annyit jelent, hogy a mindennapi munkát félre kell tenni miatta, az addig áll az íróasztalon, de majd be kell fejezni. Minden újabb adó, nyilvántartás, nyomtatvány, bejelentés, bevallás csak növeli és nehezíti a feladatokat.

Hogy miért vállalnak annyi ügyfelet a könyvelők? Mert egyre csökken a díjazás és csökken a cégek száma. Egy vállalkozónak, cégtulajdonosnak elképzelése sincs arról, hogy milyen hatalmas mennyiségű adminisztrációs terhet visz a vállán a könyvelő helyettük. Gyakran fogalmaznak úgy a könyvelők, hogy nem becsülik a munkájukat. Ez nem jó szó. Nem ismeri a vállalkozó a könyvelő teendőinek 10 százalékát sem, és főleg nem tudja mennyi ideig tart elkészíteni a kívánalmaknak megfelelő nyilvántartásokat, jelentéseket. Egy nem tevékenykedő gazdasági társaságról is annyi papírt kell gyártani, hogy az szinte hihetetlen. Kedvenceim a „nullás” bevallások. Senki ne mondja, hogy az „NY” jelű nyomtatvánnyal kiválthatók lennének, mert sok esetben ez nem igaz.

A vállalkozó azt hiszi, a könyvelő munkája abból áll, hogy bediktálja neki, mekkora összegeket kell befizetni. Sajnos nem akarnak pénztárjelentést és útnyilvántartást vezetni, nem beszélve a jelenléti ívekről, (munkaviszonyban lévő ügyvezetőnél) mondván, hogy ők dolgoznak. Azt pedig csak súgva jegyzem meg, hogy diplomás cégtulajdonosok nem tudják kitölteni a pénztárjelentést még akkor sem, ha megkapják a pénztár-számla kartonját.

Több okból próbálom megfogalmazni most a címben szereplő témát. Ezek egy része a következő:

Vége van a beszámoló-készítés időszakának és sokan most sem fizetnek a könyvelőnek, annak ellenére sem, hogy hatalmas büntetéstől óvja meg az ügyfelét a külön munkával elkészített és beküldött beszámolóval. Nem beszélve az éves adóbevallásokról.

Személyesen is tapasztaltam könyvelőirodákban és az egyénileg dolgozó könyvelőknél, hogy nem tudnak elegendő és megfelelő információt, bizonyítékot szerezni a követelések körültekintő év végi értékelési eljárásához. Sem a vállalkozók sem a nagyvállalati megrendelők nem eléggé segítőkészek. A nagyvállalatok már régen elkészítették beszámolóikat a pénzügyi jelentések és a konszolidáció miatt, vagy eltérő üzleti évet alkalmaznak. A vállalkozó pedig nem érti a követelések értékelését és nem akar a volt ügyfeleihez elmenni egyezkedni, mert továbbra is szeretne munkát kapni. Érdekes jelenségként tapasztaltam azt is, hogy több mint fél éve befogadott és elismert számlákat most kezdenek vitatni a vevők a beszámoló készítésének időszakában, pedig már hónapok óta kimentek az egyeztető levelek is.

Az elmúlt két hónapban rengeteg olyan esettel találkoztam, amelyek alapján megfogalmazódott bennem, hogy erről a témáról legalább egyszer beszélni kell, mert jobb kitárgyalni egyes témákat, mint hallgatni. Természetesen ez a téma csak a mikro-vállalkozásokkal kapcsolatos, melyek külsős könyvelőt alkalmaznak. A nagyobbaknak saját dolgozóik vannak a számviteli-, adózási-, és bérelszámolási feladatok elvégzésére.

Tehát mit csinál a könyvelő az éves zárás időszakában?

• Lezárja és egyezteti az analitikus nyilvántartásokat. Megnézi, hogy egyeznek-e a főkönyvi könyveléssel. Az egyeztetések a főkönyvvel azért nem hagyhatók el, mert ilyenkor kibuknak azok a hibák, melyeket év közben nem vettünk észre. Például: a cégautó-adó vagy a kommunális adó kötelezettségként nincs lekönyvelve, vagy egyik hónapban a foglalkoztatói járulékok, adók könyvelése elmaradt (szólt a telefon).

Az egyeztetés nagyon aprólékos munka és sokáig tart, mert egy hiba miatt át kell nézni az egész évet.

• Át kell nézni és egyeztetni a vevőkkel és szállítókkal kapcsolatos egyeztető leveleket, megkeresve az eltéréseket, azok okait. Sajnos a gyakorlatban sokszor nem tapasztaltam együttműködési készséget az üzleti partnerek munkatársai részéről (ő ezt januárra könyvelte, és kész – mondta).
• Értékelni kell a fizetési határidőn túli vevőtartozásokat abból a szempontból, hogy fognak-e fizetni, mit lehet tudni róluk. Ebben a kérdésben a vállalkozó sokat segíthetne.
• Amelyik cégnek van valutája vagy devizája, vagy ebben kifejezett bejövő vagy kimenő kifizetetlen számlája, azt egyenként át kell számolni a december 31-i árfolyamra és lekönyvelni az ezzel kapcsolatos nyereséget vagy veszteséget. Néhány kisvállalkozó azt kérdezte a könyvelőtől, hogy miért kreál neki fiktív nyereséget vagy veszteséget. (A decemberi kalkuláció alapján nem ennyi nyereségre vagy veszteségre számított, de Szlovákiába értékesít, ezért sok devizás számlája volt kifizetetlen év végén.)
• El kell számolni az értékcsökkenési leírásokat és el kell készíteni a leltárt. (Most ne beszéljünk a vállalkozó leltározási tevékenységéről!)
• Az adóbevallásokat egyeztetni kell a könyveléssel, és ha szükséges valamelyiket javítani. Pótolni kell az adóhatóságnak beadott átvezetési kérelmek könyvelését is.
• Át kell nézni a 2012-es számlákat az időbeli elhatárolások miatt.
• El kell készíteni a társasági adóbevallást, iparűzési adóbevallást, stb. (Csak a két legtipikusabbat említem.) Véglegesen ezt nem tudják megtenni korábban, mert kell hozzájuk a beszámoló is, – melynek az adatait az adóhatóságnak is jelenteni kell, de az adók nélkül viszont nincs mérleg és eredmény-kimutatás.

Nem írok le minden munkafázist, csupán érzékeltetni szeretném a vállalkozókkal, hogy a könyvelők miközben

• jövedelmeket számfejtenek,
• elkészítik a 08-as, 12-es, 01-es bevallást és az áfa-bevallásokat annak analitikájával együtt,
• könyvelik a 2012-es évi adatokat,

igen komplex, sziszifuszi munkát végeznek az előző év zárásához.

Közben pedig jönnek még a különböző rendkívüli meglepetések:

• regisztráció a gazdasági kamaránál és befizetés;
• katasztrófavédelmi hozzájárulás szabályainak megismerése, bevallása, ha szükséges;
• élelmiszerlánc felügyeleti díj szabályainak megismerése, bevallása;
• távközlési adó (a vállalkozók kalkulációt kérnek a könyvelőtől, bár most meg is változtatják a megszavazott törvényt).

Emellett éjjel-nappal készítjük a 2011-es év beszámolóját, bevallásait, és beadjuk az utolsó pillanatban.

---