Az elektronikusan küldött számlát is ki kell nyomtatni

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egyre gyakoribb manapság, hogy a számítógéppel kiállított számlát kizárólag elektronikus úton küldik meg a vevőnek. A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától azonban semmilyen esetben sem lehet eltekinteni – olvasható az Adóellenőrzés szaklap 2009/5. számában.

A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló rendelet értelmében a számlát papír alapon és elektronikusan lehet kibocsátani. A papír alapú számlát a nyomtatványt értékesítőtől vásárolt számlatömbben szereplő bizonylat kézzel vagy nyomdai úton történő kitöltésével, vagy egyébként – a rendelet arra vonatkozó szabályai szerint – számítógéppel lehet kiállítani.

A számítógéppel előállított számla az, amelynek szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, többpéldányos összeszerelt, előrenyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült.

A fentiekből következik, hogy a számítógéppel előállított számlának minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni. A papír alapon előállított számlának elemi és fogalmi feltétele, hogy a fizikai valóságban elkészüljön.

Mindezek alapján az APEH álláspontja szerint jelenleg nincsen jogszabályi lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számlát a vevő részére pusztán elektronikus úton továbbítsák, azt papír alapon is el kell juttatni. A számítógéppel előállított, de nem a vonatkozó jogszabályi feltételek szerint nyomtatott, továbbított számlák adóigazgatási azonosításra nem alkalmasak, így azokra nézve az adólevonási jog nem gyakorolható.

Gépi számlázás esetén fontos továbbá, hogy a számlázó program használója rendelkezzen a programra vonatkozó, szoftverkészítői nyilatkozattal, amely szerint a program megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Rendelkeznie kell továbbá használati utasítással (felhasználói kézikönyvvel), amely tartalmazza a számlák kiállításának a módját, az eredeti és másolati számlapéldányok kezelésének rendjét, a számlamásolatok készítésének a módját, a helyesbítések, sztornírozások lehetőségét, végrehajtását. Az ellenőrzés során a fenti adatok birtokában lehet meggyőződni arról – akár próbaszámlák készítésével -, hogy az előírtaknak megfelel-e a számlázó program.

---